Ja richtig: Kassen-Apps wie roc.Kasse müssen „GoBD-konform“ sein. Sprich: sie müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entsprechen. Nur… was heißt das eigentlich genau? Wir erklären’s nochmal in Kürze.
Ja richtig: Kassen-Apps wie roc.Kasse müssen „GoBD-konform“ sein. Sprich: sie müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entsprechen. Nur… was heißt das eigentlich genau? Wir erklären’s nochmal in Kürze.
Keine Sorge: dies ist kein Rechtskunde-Text (und kann’s auch garnich sein: wir sind schließlich keine Anwälte – nur, um das nochmal klarzustellen). Wir versuchen nur mal, die allerwichtigsten Tatsachen rund um das Thema GoBD-konformität zusammenzustellen. Also… los geht’s!
Worum geht’s bei den GoBD?
Stark vereinfacht: Um besondere Pflichten für Gastwirte, die eine „elektronische Registrierkasse“ benutzen – also etwa eine iPad-App wie roc.Kasse. Seit dem ersten Januar 2017 müssen solche Kassen nämlich bestimmte Anforderungen bezüglich Datenspeicherung und Verfahrens-Nachweis beherrschen. Verantwortlich dafür, dass sie dies auch wirklich können, ist der Wirt (also: Ihr!).
Konkret bedeutet dies: Ihr als Kassen-Eigentümer müsst sicherstellen, dass eure Kasse oder Kassen-App die nachfolgenden Informationen dauerhaft speichern und archivieren kann:
- sämtliche in der Kasse hinterlegten Speisen, Getränke sowie Warengruppen
- Alle zu diesen Artikeln gehörigen Preisen – mit Historie!
- Einzelumsätze sowie sämtliche weitere Journaldaten der Kasse, einschließlich Stornos
- Protokolle über Änderungen von Kassen-Programmierungen, Stammdaten (nochmal: einschl. Preise!) sowie Auswertungen
- Protokolle über Einsatzorte und -Zeiten, sofern Ihr die Kasse mobil Benutzt (z.B. im Foodtruck oder für Märkte)
- die Bedienungsanleitung der Kasse
- die Programmieranleitung der Kasse
Sämmtliche Informationen müssen dabei auf leserliche und verständliche Art gespeichert werden.
Und was ist mit der GDPdU?
Ganz einfach: die sind weitgehend Geschichte. Die GoDB haben die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) nämlich zu ersten Januar 2015 ersetzt – und die die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung (GoBS) gleich mit.
Das bedeutet aber nicht, dass Ihr die beiden alten Kürzel schlicht vergessen könnt. Informationen zu Geschäftsvorfällen, die sich vor dem ersten Januar 2015 ereignet haben, unterliegen weiterhin den alten Vorschriften!
Ich habe aber gar keine Kassen-App?
Schade – die könnte Deinen Betrieb nämlich wirklich vereinfachen ;)!
Aber Spaß beiseite: Die GoBD-Vorschriften betreffen dich gegebenenfalls nämlich auch dann, wenn du eine „offene Registrierkasse“ verwendest. Du musst nämlich auch mit einer solchen Kasse in der Lage sein, für jeden Tag Deines Geschäftsjahres einen sogenannten Kassenbericht vorzulegen. Der darf handschriftlich verfasst sein, muss aber bestimmten Vorgaben entsprechen. Sofern Du hierzu Fragen hast, wende Dich am besten an Deinen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Wie steht’s mit roc.Kasse und den GoBD?
Die gute Nachricht für alle von Euch, die roc.Kasse verwenden: Ihr seid bezüglich GoBD auf der sicheren Seite – die roc.Kasse-App genügt der GoBD zur Gänze.
Unsere App zeichnet jeden Geschäftsvorfall unveränderlich in einer Journaldatei auf, die in einer internen SQL-Datenbank liegt. Dabei protokolliert sie sämtliche Veränderungen fortlaufend, mit Zeitstempel und Bediener-Vermerk: Stammdatenanpassungen, Kassiervorgänge, Stornos, Rückbuchungen, Steuerkennzeichen, Rabattierungen usw.
Während des Tagesabschlusses und vor dem „Nullstellen“ erstellt roc.Kasse zudem ein „Z-Bon“ (d.h. einen Bon über die Tagesendsumme), ein Tagesbericht und eine Sicherung der besagten SQL Datenbank. Zudem speichert die App eine Finanzamt-konforme Journaldatei im Format „.txt“ oder auch „.csv“, was die weitere Verarbeitung erleichtert.
Und: seit dem Update auf Version 1.28 kann roc.Kasse all diese Informationen in einem „IDEA“-geeigneten Format exportieren – und zwar auch für rückwirkende Prüfungsperioden! IDEA ist eine weitverbreitete Prüfsoftware, die viele Betriebsprüfer nutzen; das neue Export-Feature erspart also allen Beteiligten einige Arbeit.
Wichtig für Euch, falls der Prüfer zu Euch kommt: Sämtliche Handbücher und Erläuterungen zur Programmierung von roc.Kasse, das roc.Kasse-Handbuch sowie weitere Unterlagen zur Kasse erhaltet Ihr Entweder beim roc.Kasse-Support oder im Kundenbereich unserer Website.
Wichtig: Ihr bleibt verantwortlich!
Wo wir gerade von Prüfer-Besuchen schreiben, noch ein letzter Hinweis: Die Verantwortung für die GOBD-Konformität bleibt immer bei Euch, egal, welche Kasse Ihr verwendet!
Kümmert Euch also stets darum, Eure Computer-, Tablet- und Kassensoftware auf dem Neuesten Stand zu halten, und informiert Euch regelmäßig über Neuerungen an Eurer Kasse.
Bei uns geht das übrigens am einfachsten per roc.Kasse-Newsletter – Anmeldung hier.
Na, alles klar?
Ihr seht: mit der richtigen Kassen-App und etwas Sorgfalt bleibt Ihr ohne größere Schwierigkeiten GoBD-konform. Solltet Ihr trozdem mal Zweifel haben oder Rückfragen zum Thema – wendet Euch entweder an Euren Rechtsanwalt, Steuerberater – oder roc.Kasse-Support (wir leisten zwar keine Rechtsberatung, versuchen aber, weiterzuhelfen).
In diesem Sinne: weiterhin gute Geschäfte – und keine Sorge vor der nächsten Prüfung!
Wichtige Hinweise zur „TSE“-Pflicht ab 2020:
Zum 01.01.2020 werden „Technische Sicherheitseinrichtungen“ für digitale Kassen Pflicht. Was das heißt und wie Ihr Euch vorbereiten könnt, verraten wir hier:
Ausführliche Erläuterungen zum Thema Kassenführung und GoBD haben wir bei der Steuerberatung ETL Adhoga entdeckt:
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