Jetzt ist sie fast da, die „KassenSichV“ – und trotzdem gibt’s noch immer jede Menge Fragen zur Einführung und Vorbereitung (zumindest bei unseren Kunden). Falls Du auch noch welche haben solltest, lies‘ doch einfach mal unseren KassenSichV-FAQ?
Jetzt ist sie fast da, die „KassenSichV“ – und trotzdem gibt’s noch immer jede Menge Fragen zur Einführung und Vorbereitung (zumindest bei unseren Kunden). Falls Du auch noch welche haben solltest, lies‘ doch einfach mal unseren KassenSichV-FAQ?
Was bringt die KassenSichV genau, wie muss ich mich vorbereiten, was muss ich kaufen (und was nicht), und: wie ist das genau mit der Zertifizierung?
Diese und ähnliche Fragen haben wir in den letzten Wochen so häufig gehört, dass wir uns jetzt entschieden haben, unsere Antworten darauf einfach kurz zusammenzuschreiben.
Wichtig hierbei: Die Antworten sind tatsächlich von uns – und wir sind weder Rechtsanwälte noch Steuerberater, daher bitte die folgenden Hinweise nicht als entsprechende Beratung verstehen!
Alles klar? Dann auf geht’s!
Welche neuen Regeln bringt die KassensichV?
Kurz zusammengefasst bringt die neue Verordnung drei wichtige neue Pflichten und einen neuen technischen Standard: Demnach brauchen elektronische Registrierkassen ab dem 01.01. eine „Technische Sicherheitseinrichtung“, die Manipulationen verhindert; Ihr müsst jede Kasse, die Ihr betreibt, beim Finanzamt anmelden, und Ihr müsst jedem Eurer Gäste künftig nach der Abrechnung einen Beleg zur Verfügung stellen (mehr dazu hier!).
Überdies müssen elektronische Kassen ab Januar in der Lage sein, Daten im sogenannten „DSFinV“-Format zu exportieren – einem einheitlichen Struktur-Standard, der Kassenprüfungen vereinfachen soll.
Welche Strafen drohen bei Regelverstoß?
Sofern die Finanzbehörden feststellen, dass Ihr oder Eure Kasse eine der genannten Pflichten nicht erfüllt, handelt Ihr Euch natürlich zunächst Ärger (lies: Aufwand) mit dem Finanzamt ein… vor allem aber drohen Euch hohe Strafzahlungen: Verstöße gegen die KassenSichV können mit Bußen von bis zu 25.000 € belegt werden.
Was muss ich tun, um regelkonform weiterarbeiten zu können?
Natürlich erstmal: sämtliche Kassen im Betrieb mit einer Vorschrifts-konformen Technischen Sicherheitseinrichtung nachrüsten, sicherstellen, (z.B. roc.TSE!), sicherstellen, dass Eure Kasse „DSFinV“ „spricht“, und alle Kassen beim Finanzamt melden.
Wir empfehlen außerdem, Eure Mitarbeiter nochmal sorgfältig zu schulen, vor allem zur Belegausgabepflicht und zur Unterstützung von „Kassennachschauen“ und anderen Prüfungen!
Was genau ist jetzt die „Technische Sicherheitseinrichtung“
Eine „TSE“ erfasst und speichert alle Kassenvorgänge auf eine Art und Weise, die sich nicht manipulieren lässt. Damit hilft sie vor allem, Steuerbetrug zu erschweren.
Grundsätzlich bestehen TSEs aus einem Sicherheitsmodul (das kann entweder ein spezieller Hardware-Chip sein oder eine spezielle Sicherheits-Software; wir nutzen eine Hardware-Lösung), einem Speicher, und eine einheitliche Schnittstelle für den Daten-Export.
Wichtig: Um wirklich KassenSichV-konform zu sein, muss eine TSE darüber hinaus außerdem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein!
Ihr sagt, roc.TSE sei „für drei Jahre“ zertifiziert. Heißt dass, ich muss danach nochmal ein Modul kaufen?
Tatsächlich sieht das BSI vor, TSEs entweder für drei- oder für fünf Jahre zu zertifizieren und nach Ablauf dieser Frist erneut zu überprüfen. So stellt die Behörde sicher, dass die Sicherheit der Module regelmäßig neu bewertet wird.
Erteilte Zertifikate werden fest „in“ die TSE-Hard- oder Software geschrieben und können danach auch nicht mehr verändert werden. Das bedeutet im schlechtesten Falle, dass nach Ablauf der Zertifizierungsfrist möglicherweise ein neues Hard- oder Software-Modul erworben werden und in die Kasse eingesetzt werden muss.
Das BSI kann Zertifikate aber auch verlängern – eine güstige Neubewertung des Moduls vorausgesetzt. Werden im Rahmen einer Neubewertung Schwachstellen bekannt, wird allerdings eine Rezertifizierung notwendig.
Wir sellbst kaufen unsere roc.TSE-Hardware übrigens von einem Zulieferer zu; wie dieser die Zertifikatserneuerung handhaben und bepreisen wird (und wie wir dann damit umgehen) ist uns derzeit leider noch nicht bekannt.
Bis wann brauche ich die erforderliche Technik?
In den allermeisten Fällen: bis zum 01.01.2020. Zwar gibt es Ausnahmeregelungen für ältere Kassen (etwa, sofern diese nach dem 25.11.2010 erworben wurden und „GoBD konform“ sind, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE versehen werden können… in diesen Fällen gilt eine Übergangsfrist bis zum 01.01.2023). Zudem haben die Finanzbehörden bekundet, das fehlen einer TSE bis Ende September 2020 nicht ahnden zu wollen.
Wirklich auf der Sicheren Seite ist unserer Einschätzung nach aber nur, wer bis zum ersten Januar auf- und umgerüstet hat.
Weshalb sollte ich schon vor dem 30.09.2020 umrüsten?
Vereinfacht gesagt, um rechtzeitig vorbereitet zu sein. Uns erscheint schon jetzt abzusehen, dass die Mehrzahl der Gastwirte den Erwerb der benötigten Ausrüstung bis „kurz vor knapp“ aufschieben wird – und die Hersteller von Kassen und TSEs dann im Sommer mit Bestellungen überhäufen und überfordern.
Wir rechnen fest mit Liefer-Verzögerungen auf der Zuliefererseite und einer hohen Auslastung im Service bei uns selbst und raten deshalb dringend: Wer wirklich sichergehen will, zum Stichtag vorbereitet zu sein, sollte schon jetzt bestellen und noch vor dem Sommer umrüsten.
Was sollte ich noch tun, außer meine Kasse nachzurüsten?
Wie erwähnt, halten wir Mitarbeiterschulungen zu Belegausgabepflicht und Kassen-Nachschau für äußerst sinnvoll.
Sofern Ihr andere Kassen als roc.Kasse nachrüsten oder gar gegen KassenSichV-konforme Kassen ersetzen müsst, kann zudem etwas „Housekeeping“ nicht schaden: exportiert sicherheitshalber Eure Artikelstammdaten und fertigt Backups sämtlicher weiteter Daten an, die ihr künftig noch brauchen werdet!
Wie kann ich die Belegausgabepflicht umsetzen?
Grundsätzlich werden künftig sowohl Papier- als auch elektronische Belege zulässig sein; auch der Einsatz von QR-Codes, die Belegdaten enthalten, ist erlaubt. Das bedeutet einerseits, dass papierlose Kassen theoretisch möglich werden (weil Ihr Belege nach entsprechender Einwilligung Eurer Käufer z.B. per E-Mail verschicken könnt). Die entsprechende Umsetzung in der Praxis dürfte für viele Geschäfte andererseits etwas umständlich werden… was in diesen Fällen heißen dürfte: Belegdrucker anschaffen, Mitarbeiter schulen und dann – nie mehr Buchen ohne Belegdruck!
Und wie unterstützt mich roc.Kasse bei alledem?
Wir bieten unseren Kunden schon heute das kostenpflichtige Upgrade-Paket „roc.TSE“, bestehend aus einer Hardware-TSE mit Drei-Jahres-Zertifikat nebst Software-Update. Wer dieses Paket bestellt, muss sich keine Sorgen mehr um sein Technik machen – roc.TSE erfüllt sämtliche Anforderungen der KassenSichV. Wer das Upgrade dagegen nicht erwirbt, hat ab dem 01. Januar 2020 allerdings keine für Deutschland erforderliche KassenSichV-konfrome Kasse mehr – und bucht spätestens ab dem 01.10.2020 illegal!
Wie geht’s weiter, wenn ich roc.TSE jetzt bestelle?
Wer roc.TSE schon jetzt bestellt, erhält von uns umgehend eine Rechnung und – nach Eingang der Zahlung bei uns – eine Bestellbestätigung die zeigt, dass er oder sie sich rechtzeitig um das Upgrade der eigenen Kasse gekümmert hat.
Das eigentliche Upgrade liefern wir dann, sobald wir die TSE-Hardware-Module unseres Zulieferers erhalten haben. Dabei bedienen wir sämtliche Bestellungen in exakt der Reihenfolge, in der sie bei uns eingegangen sind.
Hoch-offizielle Infos rund um TSE etc. findet Ihr auf den Websites des BSI (auch da gibt’s ein FAQ):
Wer mag, kann hier außerdem die (ausführlichere) epap-Fallstudie zu diesem Projekt lesen
Bildnachweis
Headerbild von The Creative Exchange auf Unsplash