Eine Kassen-Nachschau kann jeden treffen – muss aber keine große Sache sein: Mit der richtigen Vorbereitung bleiben Euch und Eurem Betrieb eine Menge Ärgernisse erspart. Hier unsere Tipps für die bestmögliche Zusammenarbeit mit den Prüfern… nur für den Fall!
Eine Kassen-Nachschau kann jeden treffen – muss aber keine große Sache sein: Mit der richtigen Vorbereitung bleiben Euch und Eurem Betrieb eine Menge Ärgernisse erspart. Hier unsere Tipps für die bestmögliche Zusammenarbeit mit den Prüfern… nur für den Fall!
Falls das Finanzamt schon bei Euch gewesen und in die Kasse geschaut haben sollte, kennt Ihr Euch ja schon aus. Und falls Ihr eine roc.Kasse benutzt, seid Ihr auch per se gut vorbereitet. In diesem Fall, klickt am besten hier um gleich zu unseren Vorbereitungs-Tipps zu springen:
Aber falls eins von beidem nicht zutreffen sollte – hier nochmal alles zur Kassen-Nachschau, in Kürze:
Nochmal kurz: Was ist eine „Kassen-Nachschau“?
Bevor wir in die Vorbereitung einsteigen, vielleicht nochmal etwas Hintergrund. Die „Kassen-Nachschau“ ist das jüngste Werkzeug des Finanzamts zur Prüfung „bargeldintensiver“ Unternehmen – etwa in der Gastronomie.
Ziel einer jeden Nachschau ist die Prüfung der ordnungsgemäßen Kassen-Führung; die Ämter versuchen vor allem, Steuerschäden duch manipulierte elektronische und digitale Kassen zu vermeiden. Heißt in der Praxis: die Prüfer „schauen“ vor allem darauf, das alle Umsätze richtig boniert und die eingesetzten Kassen einwandfrei sind.
Was Prüfer dürfen – und was nicht
Prüfer dürfen während der Geschäftszeiten jederzeit und ohne Voranmeldung bei Euch vorbeischauen und sich zunächst umsehen, ohne sich erkenntlich machen zu müssen (sprich: inkognito, z.B. als scheinbarer Kunde).
Anschließend – und nach Ausweisung – können sie sich von Euch Kasse, Kassenberichte, Kassenbuch, Bons sowie sämtliche Unterlagen zur Kasse zeigen lassen und auch fotografieren oder scannen. Dazu gehören u.a. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Verfahrensdokumentation und Datenerfassungs-Protokolle. Zudem können sie auch Einsicht in weitere Kassen-relevante Aufzeichnungen nehmen, z.B. Reservierungen, Berichte über Gutscheine, etc. Auch einen „Kassensturz“ dürfen die Beamten vornehmen, wenn auch nur unter Aufsicht. Wichtig: All das dürfen Prüfer übrigens auch, wenn Ihr selbst nicht vor Ort sein solltet!
Und was dürfen die Prüfer nicht? Kurz gesagt: Schubladen und Schränke in Euren Geschäftsräumen durchsuchen, Unterlagen mitnehmen, oder Eure Privaträume betreten.
Hierauf achten Prüfer bei der Nachschau
Grob gesprochen, dreht sich die Kassen-Nachschau vor allem um drei Fragen:
- Vollständigkeit und Gültigkeit von Buchungen, sprich: sind alle Einnahmen, Ausgaben und sonstige Buchungen (Stornos!) vollständig erfasst? Sind alle Buchungen und Bons fortlaufend nummeriert? Wurden Buchungen oder Bons nachträglich verändert?
- Richtigkeit sachlicher Zuordnungen, sprich: Wird klar zwischen Einnahmen und Augaben getrennt? Stimmen Kassen-Umsätze und Tagesendsummen überein? Wurden sämtliche übrigen geschäftsrelevanten Vorfälle elektronisch erfasst und können sie entsprechend ausgewertet werden?
- Richtigkeit zeitlicher Zuordnungen, sprich: Wurden Kassenzettel und -Streifen, Z-Bons, Journale, etc. zeitlich richtig zugeordnet und vorschriftsgemäß gespeichert? (Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahre?)
Anforderungen an Eure Kasse
Ebenso wichtig wie die ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung ist auch die Rechtskonformität der Kasse selbst: Die von Euch eingesetzte Kasse muss schon jetzt GoDB-konform sein (wie z.B. roc.Kasse 😉 ).
Ab Januar 2020 brauchen Kassen überdies eine zusätzliche „Technische-Sicherheitseinrichtung“, kurz „TSE“. Diese verhindert rechtswidrige Manipulationen an Kassen und Kassensoftware. Eine TSE kann entweder als Hardware oder Software-Lösung umgesetzt sein, muss aber in jedem Fall den Anforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik genügen und entsprechend zertifiziert sein.
TSE-Upgrade für Deine roc.Kasse
Wir arbeiten bereits an der Umsetzung einer rechtssicheren TSE-Lösung für alle roc.Kasse-Apps mittels spezieller Hardware (eine Software- bzw. Cloud-Lösung wird’s bei uns nicht geben!). Neuigkeiten hierzu stellen wir in Kürze auf unserer Homepage und per Newsletter bereit; solltet Ihr schon Vorher Fragen zum Thema haben, beraten wir Euch gern:
Richtige Vorbereitung ist alles!
Sofern Ihr eine elektronische Kasse wie etwa unsere roc.Kasse-App nutzt, seid Ihr schon recht gut auf eine Kassen-Nachschau vorbereitet. Trotzdem gibt’s natürlich ein paar Tipps, die Ihr zusätzlich beachten könnt, um wirklich auf der Sicheren Seite zu sein:
- Verantwortliche bestimmen: Erster Schritt – klären, wer im Betrieb dafür verantwortlich ist, einen Prüfer bei der Kassen-Nachschau zu unterstützen, sofern ihr selbst nicht vor Ort sein könnt. Am besten, ihr benennt einen Verantwortlichen für jede Betriebsstätte und Schicht, und schult diese ein- oder sogar mehrmals entsprechend!
- Geschäftsvorfälle lückenlos aufeichnen: Der Teil sollte eigentlich selbstverständlich sein: Erzeugt lückenlose Aufzeichnungen für alle Geschäftsvorfälle! Einen Großteil der entsprechenden Arbeit dürfte Euch Eure elektronische Kasse abnehmen – aber um eine tägliche Abschlussprüfung kommt Ihr deshalb nicht herum. Wichtig auch: Jegliche Barentnahme sofort dokumentieren! Wir empfehlen außerdem, eine Art „Tagesbericht“ zu erstellen und für jeden Tag das Wetter, die Zahl der bewirteten Gäste, den Durchschnittsbon sowie „Besonderheiten“ festzuhalten (z.B. Ursachen für Stornos oder Rabatte, sonstige Hinweise). Das erleichtert auch die Finanzplanung!
- Verfahrensdokumentation nicht vergessen! Wird gerne übersehen, ist aber äußerst wichtig: Prüfer können auch Einsicht in Eure „Verfahrensdokumentation“ verlangen; das ist eine Unterlage, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Kassendaten-Erzeugung und Speicherung in Eurem Betrieb beschreibt (wir haben hierzu eine Handreichung für Euch vorbereitet – siehe unten!)
- Unterlagen vorbereiten: Sind die Verantwortlichen benannt, solltet ihr sicherstellen, dass die erforderlichen Unterlagen jederzeit bereitstellen bzw. erzeugen können. Stellt Unterlagen wie z.B. Kassenbücher, Originalbeleg und Z-Bons, Bedienungs- und Programmierungsanleitungen, Verfahrensdokumentation, etc. auf leicht zugängliche Art und Weise zentral zur Verfügung. Und: übt das Erzeugen oder Exportieren elektronischer Berichte mit den verantwortlichen Mitarbeiter, damit im Ernstfall nichts schiefgeht und keine Fragen offen bleiben
- Richtige Ablage sicherstellen: Sehr empfehlenswert ist schließlich, die Vollständigkeit eurer Papierunterlagen regelmäßig zu prüfen (z.B. immer zum Ende einer Woche bzw. eines Monats). Schließlich seid Ihr dazu verpflichtet, Kassen-relevante Unterlagen bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren; das Sicherstellen einer ordnungsgemäßen Ablage ist daher alles andere als Zeitverschwendung.
Fazit: Keine Sorge vor der Nachschau!
Mit diesen Tipps – und der richtigen Kasse – sollte eine Kassen-Nachschau in Eurem Betrieb keine große Sache mehr sein, im Gegenteil: Wer die hier aufgeführten Hinweise zur Vorbereitung beherzigt, verbessert nämlich gleich auch noch den Überblick über die eigenen Geschäfte – und damit die Betriebsführung. Vorausgesetzt natürlich, er oder sie behält den Aufwand für die jeweiligen Schritte im Griff… Aber: das sollte mit einer Kasse wie unserer keine Schwierigkeiten machen!
Ein Hinweis zum Schluss…
Wir sind weder Rechtsanwälte noch Steuerberater – und möchten Euch daher explizit darauf hinweisen, dass dieser Blogpost demnach auch keine Rechts- oder Steuerberatung sein kann oder will. Soll heißen: Für spezifische Fragen oder verbindlichen Rat in Sachen Kassen-Nachschau fragt bitte Euren Rechtsberater oder Steuerfachmann!
Hoch-offizielle Infos zur Kassen-Nachschau findet Ihr im „Neuen BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau“ des Bundesministeriums für Finanzen:
Weitere Infos zum Thema „TSE“ findet Ihr auf den Websites des Bundesministeriums für Sicherheit in der Informationstechnik BSI:
roc.Kasse-Verfahrensdokumentation
Unsere Vorlage für eine Verfahrensdokumentation für roc.Kasse findet Ihr hier:
Bildnachweis
Header-Bild von Kody Gautier auf Unsplash.