Gesetzliche Vorgaben für Kassensysteme

(Für Sie zusammengefasst)

Die neuen gesetzlichen Vorgaben für den Kassenplatz

Die neue digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz

Link zum Bundesfinanzministerium

Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verschärft das Bundesfinanzministerium die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.
Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

• jederzeit verfügbar
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar
• aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)

Die Geräte (Registrierkassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den
Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den
Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
entsprechen.

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

• Journaldaten
• Auswertungsdaten (Berichte)
• Programmierdaten
• Stammdatenänderungen

Die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen, Bedienungs- und Programmieranleitungen.



Alle steuerlich relevanten Einzeldaten nebst den hiermit erstellten Rechnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Ob dieser Verpflichtung ausreichend nachgekommen wird, hat der Unternehmer zu beweisen, d.h. im Streitfall trägt er die Nachweispflicht.
Dafür muss der Unternehmer unter anderem sicherstellen, dass die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Unzulässig ist es,

• diese Daten zu verdichten & vernichten
• nur die Rechnungsendsummen zu speichern
• die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren

Können die Daten nicht allesamt im Gerät gespeichert werden bzw. reicht der interne Speicher des Geräts für eine Aufbewahrung während des gesamten 10-jährigen Aufbewahrungszeitraums nicht aus, muss eine Datenspeicherung auf einem externen Datenträger erfolgen. Diese muss unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Dies betrifft insbesondere bei Registrierkassen die Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

Neben der kompletten Speicherung aller steuerlich relevanten Einzeldaten müssen auch die Einsatzorte und -zeiträume der Geräte protokolliert werden, um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen vorzubeugen.
Werden mit dem Gerät auch unbare Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, muss ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung gewährleistet sein.



Übergangsregelung:
Entspricht das im Betrieb vorhandene Datenverarbeitungssystem bauartbedingt nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung, wird es nicht beanstandet, wenn das Gerät bis zum 31.12.2016 weiterhin im Betrieb verwendet wird. Dies gilt allerdings nur, wenn der Unternehmer alle technisch möglichen Softwareanpassungen durchführt, um den gesetzlichen Anforderungen weitgehend nachzukommen. Diese Software sollte im Hinblick auf die den Unternehmer treffende Feststellungslast ausreichend aktualisiert werden. Für Registrierkassen, bei denen dies nicht möglich ist, gelten die alten Grundsätze fort.


Fazit:
Aus diesem BMF Schreiben lassen sich folgende Schlüsse ziehen:
Der Trend zum Formalismus im Steuerrecht wird durch dieses Schreiben weiter befördert. Durch die Umkehr der Beweislast auf den Unternehmer kann nur derjenige beruhigt der Betriebsprüfung entgegensehen, der sich rechtzeitig informiert und Maßnahmen ergreift. Dass der Aufwand, der hierfür erforderlich ist, manchen Unternehmer an seine Grenzen bringt, ist verständlich, schützt ihn jedoch nicht gegen Angriffsprunkte bei anstehenden Betriebsprüfungen.

Gesetzliche Vorgaben über WLAN-Netze:

In Deutschland ist die effektive isotrope Strahlungsleistung von WLAN-Anlagen auf 100 mW (= 20 dBm) EIRP (bei 2,4 GHz), 200 mW (= 23 dBm) EIRP (bei 5,15–5,35  GHz über 5,25 GHz mit TPC und DFS) bzw. 1000 mW (= 30 dBm) EIRP (bei 5,47–5,725  GHz mit TPC und DFS) begrenzt.

Inzwischen besteht keine behördliche Meldepflicht mehr für grundstücksüberschreitende Funkanlagen. Der Betreiber trägt die Verantwortung, dass seine Anlage die vorgeschriebenen Grenzwerte nicht überschreitet. In Deutschland dürfen auch selbstgebaute Antennen uneingeschränkt verwendet werden. Dafür ist keine Lizenz notwendig. Die Bundesnetzagentur, früher Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP), noch früher Bundespost (BAPT), hat die entsprechenden Frequenzbereiche in einer Allgemeinzuteilung lizenzfrei gestellt. Reglementiert ist somit lediglich der Sendeweg. Auf der Empfangsseite gibt es keine Beschränkungen. Deshalb kann bei zu geringer Sendeleistung der Gegenstelle auf der Empfangsseite ein beliebig hoher Antennengewinn eingesetzt werden, wenn z. B. der Access Point Lösungen mit getrennten Sende- und Empfangsantennen mit unterschiedlichem Gewinn erlaubt.